マニュアル刷新の背景と課題
本事例の企業様は、長年利用してきた経費処理システムから新しいクラウド型システムへの切り替えを決定しました。交通費、出張費、交際費といった申請項目や、上長・経理部門への承認フローは旧システムと大きく変わらないものの、操作画面や手順の細かい部分が変わることにより、社員への混乱が懸念されていました。
当初は、旧マニュアルをもとに必要な箇所だけ差し替える方法も検討されていましたが、実際に旧マニュアルを確認したところ、以下の課題が浮かび上がりました。
- 新システムは画面遷移に異なる部分があり、画面キャプチャの入れ替えだけでは操作と合わなくなる
- 旧マニュアルは文章での説明が多く、ポイントが分かりづらい
- スマートフォンやタブレットでの閲覧を想定していない
- 申請者・承認者・経理担当者それぞれの視点で情報が整理されていない
そこで企業様は、マニュアル全体を「見やすく・探しやすく・わかりやすい」ものへ刷新することを決断。私たちマニュアル作成・改善サービスが支援を担当しました。
旧マニュアルの構成を活用した効率的な再構築
今回のプロジェクトの大きなポイントは、「目次構成や業務フローは旧マニュアルを踏襲しつつ、新システムに合わせてコンテンツへと中身をアップデート」することでした。
この方針により、ゼロからマニュアルを設計するよりも短期間での制作が可能になり、かつ社員も従来の構成に慣れているため移行のハードルが低くなるという利点がありました。
具体的には、以下のステップで作業を進めました。
- 旧マニュアルの目次をもとに新マニュアルの章立てを設計
- 各章ごとに、旧マニュアルから流用できる説明文と、新しく追加が必要な情報を分類
- 新システムでの操作を確認し、画面キャプチャをすべて撮り直し
- 操作手順に「誰が」「いつ」「どのように」行うのかを明示したガイドを添付
これにより、旧マニュアルの資産を活かしつつ、新システムへの対応という目的を果たすマニュアルが完成しました。
見た目・構成を「分かりやすさ重視」に刷新
情報の内容だけでなく、見た目のデザインや構成の工夫もマニュアルの理解度に大きく影響します。
今回の事例では、以下のようなポイントを重視してビジュアル面の改訂を行いました。
- 一目で分かるアイコンやラベルを追加し、操作手順の区切りを明確に
- 画面キャプチャに枠や吹き出しなどを付け、画像を辿るだけでも操作がわかるように
- 「申請者向け」「承認者向け」「経理担当者向け」とユーザーごとに章を分けて構成
- 操作の中でつまづきやすい箇所には「ポイント」や「注意」と明記した補足欄を設置
- スマートフォンやタブレットでも読みやすいWord形式＋PDF出力で配布
これにより、以前のような「文字ばかりで読む気がしない」「どの画面を開けばいいのか分からない」という声が激減し、新入社員や異動してきたメンバーからも、「これなら初めてでも迷わない」と好評を得ました。
制作後の効果と現場からのフィードバック
新しいマニュアルが配布された後、企業様の社内ではさまざまなポジティブな変化が見られました。
- 申請ミスや差戻しが大幅に減少
- 経費処理にかかる時間が短縮
- 「何をどこに入力すればいいのかがすぐ分かる」と現場の満足度が向上
- 経理部門への問い合わせ件数が明らかに減少
特に評価されたのは、「必要な人が必要な情報にすぐアクセスできる構成になっている」点でした。これまではページを何度も行き来しなければ分からなかった操作手順が、マニュアル内の導線改善により直感的に追えるようになったのです。
また、承認者向けのフローや、経理部門のチェックポイントも明確に整理されており、関係者全員が同じ理解を持って業務に取り組めるようになった点も、全社的な効率化につながりました。
今後の運用とマニュアルの継続的な改善体制
マニュアル刷新後の運用体制も、プロジェクトの成功に欠かせない要素です。今回の企業様では、次のような改善サイクルを構築しています。
- 更新履歴を記録したうえで誰でも編集できるようにして、社内イントラ上で常に最新版を共有
- 利用者からのフィードバックを定期的に収集し、次回改訂時に反映
- 将来的にWeb化も視野に入れた展開を検討中
このように、マニュアルを「生きたツール」として捉え、改善し続ける文化を築いていくことが、今後の業務効率と定着度の向上に直結します。
まとめ
今回の事例は、システム更新にともなうマニュアル刷新が、単なる差し替えにとどまらず、業務全体の生産性を押し上げる成功につながった好例です。旧マニュアルの構成という資産を上手に活かしながら、見た目や構成を一新し、現場で「本当に使える」マニュアルへと進化させることができました。
もし貴社でも、新システムの導入を予定している、またはマニュアルが古くて現場で使われていないといったお悩みがありましたら、ぜひご相談ください。株式会社シーブレインが最適な形での刷新をご提案いたします。
