なぜ「システム導入後」に説明書不足が起こるのか
社内システム導入の現場では、次のような課題が頻繁に発生します。
- ベンダーから提供される資料は仕様書中心
「この画面では何ができるか」といった概要説明はあるものの、社員が実際の業務でどのように入力・処理を行えばいいかは書かれていない。 - 利用者視点の手順が抜け落ちる
例えば「経費精算を登録するにはどこをクリックするのか」「申請が差し戻されたらどう再処理するのか」など、日常業務で直面する細かな手順が不明。 - 社内担当者に質問が集中
システムを使い慣れていない社員が次々に質問してくるため、担当者が「質問対応係」になってしまう。 - 自作しようにも時間が足りない
担当者自身も通常業務を抱えているため、システムマニュアルを一から作る余裕がない。
結果として、社員も担当者もストレスを抱え、業務効率が落ちるという悪循環に陥りがちです。
マニュアル作成会社に依頼するメリットとは
では、マニュアル作成の専門会社に依頼すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
1）専門家による「伝わる」文書化
システムの機能説明ではなく、「利用者が実務で迷わず操作できるか」に焦点を当てたマニュアルを作成できます。プロは「見出しの付け方」「図やスクリーンショットの使い方」「手順の分解方法」など、理解しやすい構成を熟知しています。
2）短期間で完成できる
社内担当者が手探りで作るより、圧倒的に短い期間で実用的なマニュアルを整備可能です。導入直後の混乱を最小限に抑えることができます。
3）客観的な視点で改善点を発見
第三者だからこそ、業務の流れを客観的に整理できます。依頼の過程で「ここは手順が複雑すぎるのでは？」といった改善点が浮き彫りになることもあります。
4）社員が「自分で調べられる」環境に
マニュアルが整備されれば、社員は「わからないことはまずマニュアルを確認」「その質問ならこのマニュアルの〇ページを見て」という習慣を持てるようになります。質問が減り、担当者の負担も軽減され、双方のストレスが解消されます。
実際にどんなマニュアルが作れるの？
マニュアル作成会社では、社内システムに合わせて次のような形式で説明書を作成できます。
- 操作手順マニュアル
各画面の入力方法、ボタンの意味、処理の流れをステップごとに解説。スクリーンショットを多用し、視覚的に理解しやすい形に。 - 業務フローマニュアル
「申請→承認→差し戻し」といった業務全体の流れをフローチャートで整理。関係者がどの場面で何をするかが一目で分かります。 - FAQ形式マニュアル
よくある質問と回答をまとめ、「困ったときはここを見ればいい」とすぐに解決できる形に。 - 動画マニュアル
実際の画面操作を録画し、ポイントを解説する動画。短時間で直感的に理解できます。 - Webマニュアル
PCやスマホから検索・参照できる形で提供。システムと同時に開いて確認しながら作業できるため非常に便利です。
このように、多様な形態を組み合わせることで、利用者にとって「必要なときにすぐ調べられる」実践的なマニュアルを作ることが可能です。
マニュアル作成を依頼する流れ
依頼の流れはシンプルです。
- 現状ヒアリング
o どのようなシステムか
o どんな業務で利用するのか
o 利用者が困っている点はどこか
↓↓ - 必要な資料や画面キャプチャの共有
既存の仕様書やベンダーの説明資料があれば提供します。
↓↓ - 試作版の作成
実際のマニュアルの一部を試作し、利用者にとってわかりやすいか確認します。
↓↓ - フィードバックと修正
社内の声を反映しながら調整。用語や表現を業務に合うように最適化します。
↓↓ - 完成・納品
紙・PDF・Web形式など、利用環境に合わせて納品。運用開始後も更新対応が可能です。
依頼者は現状など必要な情報を伝え、それらを専門家が整理して形にするため、社内で一から作成する場合と比べて負担を大幅に軽減できます。
マニュアルを導入した後の変化
実際にマニュアルを導入すると、現場には次のような変化が生まれます。
- 社員が迷わず処理できるようになり、業務の停滞がなくなる
- 同じ質問を繰り返されることが減り、担当者が本来業務に専念できる
- システムの活用度が上がり、投資対効果が高まる
- 社内に「自分で調べる」文化が根付き、生産性が全体的に向上
- トラブル時もマニュアルを見れば対応できるため、リスク分散にもつながる
つまり、マニュアルは「時間と手間を節約し、業務効率を底上げするための投資」なのです。
まとめ
社内システムを導入したものの、利用者の実務に即した説明書がなく、社員も担当者も困っている…。これは多くの企業で見られる課題です。
しかし、マニュアル作成会社に依頼することで、その課題は短期間で解決可能です。プロによる「わかりやすい・使いやすい」手順書があれば、社員は迷わず作業でき、担当者も質問対応に追われることがなくなります。結果として業務効率が高まり、システム導入の効果を最大限に引き出せるのです。
「説明書は必要だが作る暇がない」と悩んでいるのであれば、まずは一度、専門会社に相談してみてはいかがでしょうか。
株式会社シーブレインでは、お客様の社内システムに合わせたオーダーメイドのマニュアル作成・改善サービスを提供しています。効率的に分かりやすい手順書を整備したいとお考えでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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