見づらさの正体は「情報の詰め込みすぎ」
見づらいマニュアルの多くは、丁寧すぎるがゆえに情報が詰め込まれすぎているという特徴があります。文章量が多くなるのは、読者に誤解なく伝えたいという思いの裏返しですが、読み手にとっては「どこを読めばいいのか分からない」「全体像がつかめない」と感じる原因にもなります。
たとえば、以下のような特徴は要注意です。
- ページの大半が文字で埋め尽くされている
- セクションや話題の区切りがはっきりしていない
- 太字や色、インデントなどでの強調が一切ない
- 同じ文字サイズ・同じ書式で文章が続いている
こうした見た目の単調さは、読み手の集中力を奪い、情報の理解や定着を妨げます。改善のためには、情報の「量」を減らすのではなく、「視覚的な整理」に目を向けることが大切です。
見出しと見出しレベルの設定で構造を「見える化」する
情報の整理にもっとも効果的なのが、「見出し」の活用です。見出しを適切に設定することで、内容の構造が明確になり、読者は今どの話を読んでいるのかを把握しやすくなります。
たとえば、次のようなルールで設定します。
- 大見出し（H1・H2レベル）で「章」や「主要なセクション」を示す
- 中見出し（H3レベル）で「話題の切り替わり」を示す
- 小見出し（H4レベルなど）で「具体的な手順や注意点」を整理する
このように階層構造を視覚的に示すことで、文章全体の流れや重要度がひと目で分かるようになります。さらに、WordやWebマニュアルの場合は、見出しレベルを設定しておくと「目次機能」が自動生成でき、ナビゲーション性も向上します。
「情報の内容そのもの」はそのままに、構造の見せ方を変えるだけで、読みやすさは飛躍的にアップします。
文字の大きさと余白で、視線の流れをコントロール
続いて取り組みたいのが、「文字サイズ」と「余白」の調整です。文章をすべて同じフォント・サイズで打ち込むと、どこを読んでいるのかが分かりづらくなります。読者の視線を導くには、メリハリをつける工夫が必要です。
具体的には、次のような設定がおすすめです。
- 見出しには本文より2〜4pt大きい文字サイズを設定する
- 重要なキーワードには太字（ボールド）を活用する
- セクションの前後には1行分の余白を設けて「区切り」を明確にする
こうした調整によって、ページ全体にリズムが生まれ、一文一文が際立ちやすくなります。とくに業務で疲れている現場の担当者にとっては、見た目の分かりやすさは内容以上に重要なこともあるのです。
インデントと箇条書きで、視認性を高める
文章が長く続くと、読む気が失せてしまう……そんな声もよく耳にします。そこで活用したいのが、「インデント（字下げ）」や「箇条書き」です。
たとえば、以下のような記述があったとします。
| この作業を行うには、事前に次の4点を確認してください。必要な書類がそろっているか、担当者が不在でないか、提出期限が近くないか、優先順位の高い作業ではないか。 |
この文章を、以下のように見せ方だけ変えてみましょう。
|
この作業を行うには、事前に次の4点を確認してください：
|
内容は同じでも、読みやすさはまったく違って見えるはずです。
インデントや箇条書きは、情報の構造を整理する視覚的な装置です。本文をそのまま活かしながら、見た目だけで理解度を上げることができます。
見直しの「視点」を変えると、改善点が見えてくる
マニュアルを見直すとき、どうしても「内容が正しいか」「説明が十分か」という点に意識が偏りがちです。しかし、読者がマニュアルに求めているのは「すぐに必要な情報を見つけられること」です。
そこで、こんな視点でマニュアルを読み直してみてください。
- 初めて読む人にとって、見出しだけで内容の全体像がつかめるか
- キーワードが目に留まる工夫がされているか
- 重要な注意点が埋もれていないか
- 視線を止めたくなる「引っかかり」があるか
これらは、すべて「見せ方」を変えることで改善可能です。プロのマニュアル作成者は、文章を整えるだけでなく、こうした「視覚的ナビゲーション」の設計にも力を入れています。
まとめ：文章を変えなくても、見せ方を変えるだけでマニュアルは生まれ変わる
マニュアルが見づらいのは、必ずしも内容に問題があるとは限りません。むしろ、「情報の配置」「強調の仕方」「構造の見せ方」といった、視覚的な要素が整っていないだけのケースがほとんどです。
そして、それらは本文を大きく書き換えなくても改善できます。
- 見出しとその階層を整える
- 文字サイズや余白で読みやすくする
- インデントや箇条書きで要点を際立たせる
こうした最小限の変更で、伝わるマニュアルに生まれ変わります。
それでも「自分でやるのは難しい」「どこから手をつけていいか分からない」という場合は、ぜひマニュアル改善のプロに相談しててみください。
株式会社シーブレインは、豊富な実績を基に、御社の既存のマニュアルを最大限に活かしながら、読み手の立場に立った見やすいマニュアルへの改善をご提案します。「このマニュアル、ちょっと見直してみたい」と感じたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。プロの視点で、御社のマニュアルをもっと伝わるカタチに変えるお手伝いをいたします。
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