なぜマニュアルが必要なのか？

新しいシステムをスムーズに運用するためには、簡潔で分かりやすいマニュアルが不可欠です。マニュアルを作成することで、以下のようなメリットが得られます。

• 業務の標準化: 全員が同じ手順で作業できるようになり、ミスを減らすことができます。
• 業務の効率化: 不要な作業を省き、業務の効率化を図ることができます。
• 新人教育・若手社員育成の効率化: 新人へのOJTや若手社員の研修にマニュアルを活用することで、短期間で業務を理解・習得させることができます。
• トラブル発生時の対応の迅速化: トラブルが発生した場合でも、マニュアルを参照することで迅速な対応が可能になります。

効率的なマニュアル作成のポイント

1. 対象者と目的を明確にする

• 利用者は誰か: 新人・若手社員か、中堅・ベテラン社員か、営業・スタッフ部門・コールセンターなどの特定部署の人たちか
• どのような目的で利用するか: 業務の効率化、新人教育・人材育成・引継ぎのための資料、作業の品質向上、コールセンター・飲食店などの接客・営業などの対応の標準化など
• どの程度の知識を前提とするか: ITにある程度詳しい人向けか、不慣れな人向けか

対象者と目的を明確にすることで、マニュアルの内容やレベルを調整することができます。

2. シンプルで分かりやすい言葉を選ぶ

• 専門用語を極力避ける: できるだけ一般的な言葉で説明し、専門用語は補足説明や用語集を加える。
• 図や表を多用する: 視覚的に分かりやすいようにして情報を伝える。
• 箇条書きやステップ形式にする: 一文を短くし、ページを行ったり来たりしなくても上から読めば手順が追えるようにする。

3. 実用的な内容にする

• 操作手順を具体的に記述する: 画面のキャプチャや動画を活用して、より詳しい説明を加える。
• よくある質問をまとめる: 利用者が疑問に思うこと、よく質問される内容を事前に解消する。
• トラブルシューティングの情報を記載する: 問題が発生した場合の対処方法を明記する。

 4. 最新の情報に更新する

• 定期的に見直しを行う: システムのアップデートや業務内容の変化に合わせて、マニュアルも更新する。
• 変更履歴を管理する: いつ、誰が、どの部分を変更したのかを記録する。

5. 共有しやすい形式にする

• Web上で公開する: イントラネットやクラウドサービスを利用して、いつでもどこからでもアクセスできるようにする。
• 検索機能をつける: キーワード検索で必要な情報に素早くアクセスできるようにする。

マニュアル作成で注意すべき点

• 情報過多にならない: あれもこれも入れようとせず、必要な情報に絞り、簡潔にまとめる。
• 主語を明確にする: 誰がどのような操作を行うのかを明確にする。
• 一貫性を持たせる: 表現や形式を統一し、読みやすくする。
• フィードバックを参考に改善する: 利用者の意見を聞き、マニュアルを改善していく。

まとめ

新しいシステムのマニュアル作成は、単に操作手順をまとめるだけでなく、利用者がスムーズに業務を行えるようにするための重要なステップです。
本記事で紹介したポイントを参考に、わかりやすく、実用的なマニュアルを作成し、新しいシステムを最大限に活用しましょう。

Word、Excel、PowerPointなどの一般的なオフィスソフトはもちろん、専門のマニュアル作成ツールも活用できます。また、専門業者に依頼することで、高品質なマニュアルを作成することもできます。

株式会社シーブレインは、新しいシステムのマニュアル作成をサポートいたします。お気軽にお問い合わせください。