なぜ「機能順」のマニュアルはうまくいかないのか
多くの担当者が最初に陥るのが、「システム画面のメニュー順に説明を並べていく」という発想です。確かに一見すると自然な方法ですが、以下のような問題が発生しがちです。
- 使っていない機能まで延々と解説することになる
⇒ 「結局どこを読めばいいのかわからない」という不満につながる。 - 業務の流れと一致しない
⇒ 利用者は「申請処理をしたい」「データを確認したい」といった目的でシステムを使うため、機能順の説明はかえって混乱を招く。 - ボリュームが増えすぎて完成しない
⇒ 「とにかく全部説明しないと」と思い込むほど、担当者の作業が滞り、結局マニュアルが未完成のまま放置されてしまう。
つまり、機能順のマニュアルは“読む側”の立場に立っていないことが大きな欠点なのです。
業務の手順を軸にすると「使えるマニュアル」になる
では、どのように作ればよいのでしょうか。その答えは、「業務の手順をベースに組み立てる」ことです。
たとえば経費精算システムの場合、利用者の関心は「経費を申請して承認を受けたい」という業務の流れにあります。このとき、マニュアルも以下のような流れで構成すると、ぐっと使いやすくなります。
- 経費精算の申請方法
- 添付資料の登録方法
- 承認依頼の提出手順
- 差し戻し対応の仕方
- 承認後の確認方法
このように、業務の一連の流れを追う形式で解説すると、利用者は「次に何をすればよいか」が一目で分かります。
さらに、利用頻度の低い機能は「補足資料」や「別添マニュアル」としてまとめれば十分です。メインのマニュアルには、本当に必要な部分だけを載せることで、シンプルで使いやすい構成になります。
効率的にマニュアルを作るための3つのポイント
業務手順軸でマニュアルを作ると決めても、いざ始めると迷うことは多いものです。そこで、効率よく進めるためのポイントを3つご紹介します。
- 業務頻度の高い処理から着手する
「毎日」や「毎月」など、頻度の高い操作に絞って説明を書く。
⇒ 利用者が最も困る部分を先に解決できる。 - 画面キャプチャを活用する
文章だけで説明すると読みにくく、誤解も生まれやすい。
⇒ 実際の画面を示し、矢印や枠線で操作箇所を強調すると理解が早い。 - 説明は「手順＋目的」で書く
必要に応じて、「ここをクリックします」だけでなく、「ここをクリックすると〇〇ができます」のように目的を明示。
⇒ 利用者が「なぜこの操作が必要か」を納得しながら進められる。
これらを意識するだけで、読みやすく、実際に役立つマニュアルに大きく近づきます。
それでも時間と労力がかかるのが現実
ここまで読んで、「なるほど、業務手順を軸に作ればいいのか」と思われたかもしれません。
しかし現実には、担当者が日常業務を抱えながらマニュアルを作り上げるのは容易ではありません。
- 各部門にヒアリングして、業務の流れを把握する時間がない
- 画面キャプチャを整理して加工するのに手間がかかる
- 一度作っても、システム改修や仕様変更のたびに更新が必要
このように、マニュアル作成は時間と労力のかかる地道な作業です。だからこそ、「重要だとわかっているのに後回しにしてしまう」という企業が少なくないのです。
外部のマニュアル作成サービスを活用するメリット
そこで検討したいのが、マニュアル作成を専門会社に依頼するという選択肢です。
外部委託には、次のようなメリットがあります。
- プロの視点で業務フローを整理
⇒ 担当者では気づかない「利用者にとってわかりやすい順序」でまとめてもらえる。 - 読みやすいデザイン・レイアウト
⇒ 文字ばかりの説明ではなく、図解やアイコンを使って直感的に理解できるマニュアルに仕上がる。 - 更新や改訂にも対応可能
⇒ システム変更時などにマニュアルのアップデートを依頼することで、一貫性のある見た目や内容を維持でき、常に最新の状態を保てる。 - 担当者の負担を大幅に軽減
⇒ 本来の業務に集中でき、マニュアル作りに追われることがなくなる。
このように、外部に依頼することで「完成度の高いマニュアルを効率的に用意できる」だけでなく、「社内の人材リソースを有効活用できる」という二重の効果が得られるのです。
まとめ
社内システムのマニュアルは、「機能を順番にすべて説明すること」ではなく、「業務の手順に沿って必要な機能を解説すること」が成功の鍵です。
- 機能順に説明すると膨大になり、使いにくくなる
- 業務手順を軸にすると、利用者にとってわかりやすくなる
- 頻度の高い業務から優先的に説明すると効率的
- しかし、作成や更新には大きな労力がかかる
- 外部の専門サービスを活用すると、完成度も効率も大きく向上する
もし、「自分で作ろうとしたがなかなか進まない」「完成させても更新できる自信がない」と感じているなら、マニュアル作成のプロに相談してみるのが賢明な選択です。
マニュアルは一度作って終わりではなく、システムと共に成長していくものです。だからこそ、効率よく、確実に作成・更新できる体制を整えておくことが、長期的に大きなメリットをもたらします。
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