「トップ画面から順番に」はなぜ失敗するのか
多くの担当者が最初に考えるのが「トップ画面に表示されている順番で説明していく」という方法です。しかし、このアプローチには以下の問題点があります。
- 項目数が多すぎて作業が進まない
数十、サブメニューも含めると数百と並ぶメニューをすべて説明しようとすれば、それだけで膨大なページ数になります。結果、担当者の負担が大きくなりすぎ、途中で作業が止まってしまいます。 - 利用頻度の低い機能にも時間を割いてしまう
実際にはほとんど使われない機能も説明しないわけにはいかないと思い込んでしまい、無駄に時間と労力を費やしてしまいます。 - 読み手にとって不便な構成になる
現場の利用者は「この業務はどう処理すればいいか」を知りたいだけです。機能順の説明では、自分が知りたい情報にたどり着くのに時間がかかり、結果的に読まれないマニュアルになってしまいます。
つまり「トップ画面順」での説明は、作成する側にも、読む側にも不便な構成になりがちなのです。
効率的なマニュアル作成の切り口は「業務手順」
では、どうすれば効率的で実用的なマニュアルが作れるのでしょうか。答えはシンプルです。「業務手順」を軸に構成することです。
具体的には以下の流れで考えます。
- 業務の全体像を洗い出す
例：申請 → 承認 → 確認 → 報告、といった一連の流れ。 - 各業務で必要となるシステム機能を整理する
例：交通費精算では「申請入力」「証憑添付」「承認依頼」など。 - 業務の手順に沿ってマニュアルを組み立てる
例：
1. 交通費の申請
2. 上長による承認
3. 経理部での確認・処理
このように構成すれば、読み手は自分の担当業務に必要な情報を迷わず見つけられるようになります。
重要なのは、システムの「機能説明」ではなく「業務手順の解説」こそがマニュアルの役割だという視点です。
頻度と重要度を基準に優先順位をつける
すべての機能を網羅する必要はありません。むしろ「よく使う業務」や「間違えると大きな影響がある業務」を優先して解説することが効果的です。
たとえば以下のように優先順位を設定します。
- 優先度高（必ず盛り込むべき）
o 毎月発生する処理（例：勤怠申請、経費精算、給与明細確認）
o エラーが起きやすい処理（例：データのインポート、申請の差戻し対応）
o 会社全体に影響する処理（例：決算関連データの締めと出力） - 優先度中（可能であれば盛り込む）
o 年に1回または数回の処理（例：賞与時の申請、年末調整関連） - 優先度低（必要に応じて追加）
o 一部の部署でしか使わない処理
o ほとんど利用実績のない機能
こうした仕分けを行えば、無駄に分厚いだけのマニュアルではなく、実際に使える「現場向けマニュアル」が完成します。
マニュアル作成を外部に依頼するメリット
「それなら自分たちで業務手順を整理してマニュアルを作ればいいのでは？」と考える方もいるでしょう。しかし、実際にやってみると想像以上に負担が大きいのが現実です。
そこで選択肢となるのが、マニュアル作成会社への依頼です。外部に任せることで、以下のメリットが得られます。
- 業務整理のサポートを受けられる
プロの視点で業務フローを整理してくれるため、抜け漏れのない構成ができます。 - 分かりやすい表現に仕上がる
専門用語に偏らず、誰でも理解できる言葉で説明文が作られます。 - 図解や画面キャプチャで視覚的に分かりやすい
文章だけでなく、図や画像を効果的に使うことで、直感的に理解できるマニュアルになります。 - 社内のリソースを圧迫しない
担当者が本来の業務に集中できるため、生産性を落とさずにマニュアルを整備できます。
つまり、外部委託は「費用をかけたからこそ」のリターンがある投資となるのです。
事例から見る「業務手順軸マニュアル」の効果
最後に、実際の事例を見てみましょう。
ある企業では、システムのマニュアルを「メニュー順」で作成していました。しかし、ページ数が膨大になり、現場からは「どこを見ればいいか分からない」「やりたいことをすぐに探せない」と不満が続出。結局、使われないまま放置されていました。
そこで外部のマニュアル作成会社に依頼し、業務手順ごとに構成を見直したところ、
- 申請から承認までの流れが一目で分かるようになった
- 新入社員が迷わずに処理できるようになった
- システム担当者への問い合わせが大幅に減った
という成果が得られました。
「読む人にとって使いやすい」マニュアルに生まれ変わることが、業務効率を劇的に改善する鍵なのです。
まとめ
社内システムのマニュアル作成で悩んでいる担当者の多くが、「機能を網羅しなければならない」という思い込みにとらわれています。しかし、実際には「業務手順を軸に」「頻度と重要度に応じて優先度をつける」ことで、現場で役立つマニュアルは十分に作成可能です。
そして、自社だけで進めるのが難しいと感じたら、マニュアル作成会社に依頼するのも有効な選択肢です。外部のプロに任せることで、担当者の負担を大幅に減らし、分かりやすく効果的なマニュアルを短期間で整備できます。
マニュアル作りに行き詰まっている方は、ぜひ一度、外部の専門会社に相談してみてはいかがでしょうか。
株式会社シーブレインは、豊富な経験に基づいてお客様の現状とシステム利用方法を丁寧にヒアリングし、実務に沿った、利用者が本当に使えるシステムマニュアルの作成をサポートいたします。ご相談・お問い合わせはお気軽にどうぞ。
◇ 株式会社シーブレインのサービスのご案内
◆マニュアル執筆サービス
マニュアルを新たに作成したい企業・組織様向け。
ご要望・ご要件を丁寧にヒアリングし、実務に活かせるマニュアルを作成いたします。
◆マニュアル改善サービス
マニュアルやそれに準ずる資料はあるが、使いにくい・実際に使われていないという企業・組織様向け。
現状とご希望をお伺いし、最適な改善案をご提案いたします。
◆Webマニュアル作成サービス
新規作成または既存のマニュアルをWeb化して、効率化をはかりたいという企業・組織様向け。
利用者・利用シーンを考慮した最適なプランをご提案いたします。
デモンストレーションや過去の実績を交えたご説明も承っております。
詳しくはこちらまでお問い合わせください。
