マニュアルの目的と利用場面を明確にする
1. マニュアルの目的を明確にする
たとえば、「ある業務の事務処理について、人に聞かなくても誰でもできるようにしたい」、「新入社員の教育を効率化したい」、「人事異動の際の引き継ぎにかける労力を小さくしたい」、「顧客への対応を、誰が担当しても同等のレベルになるようにしたい」のように、具体的なニーズを洗い出しましょう。
2. マニュアルの利用場面を想定する
紙やPDFファイルのほうが便利なのか、それともWebサイトのほうがいいのか。また、利用者は自席でパソコンで閲覧するのか、現場でタブレットやスマートフォンで閲覧するのか。また、閲覧する場所はインターネットに接続できるのかどうかも確認しますしょう。
目的と利用場面が明確になれば、サービス選定の基準も明らかになり、自社に合った業者を見極めやすくなります。
サービス提供企業の専門性と実績を確認
3. サービスを提供する企業の専門性とこれまでの実績を確認する
特定の業界や製品に強みを持つ業者は、専門知識を活かして貴社のニーズに合ったマニュアルを作成することが期待できます。また、過去の事例や顧客の評価をチェックし、自社が求めているものに近いものがあるか、また、信頼性の高さを確認することが重要です。ホームページなどでは公開されていない情報もあるので、気になるものがある場合は問い合わせてみましょう。
カスタマイズ対応力のチェック
4. カスタマイズ対応について確認する
企業が必要とするマニュアルの内容や形式にはさまざまな要件があります。そのため、どの程度のカスタマイズが可能なのかということも大きなポイントになります。デザインの自由度、機能追加、多言語対応、電子版の提供など、自社の要望に適したサービスが提供されているか、対応可能かどうかを確認してください。
コストの比較
5. コストを確認する
予算をできるだけ抑えたいので最安価格のサービスを選択するとか、高価なサービスを利用すれば思いどおりのマニュアルができるだろうといった判断は危険です。価格と提供されるサービスの内容を総合的に比較し、自社の予算と目的に合った選択をすることが大切です。また、見積りの段階で追加費用が発生しないか、どういった場合に追加費用が必要となるか、保守費用はどれくらいかなども確認しておくと安心です。
まとめ
マニュアル作成サービスを選ぶ際には、目的・利用場面・ニーズを明確にし、業者の専門性や実績、カスタマイズ対応力、コストをしっかりと見極めることが重要です。これらのポイントを踏まえ、貴社の業務効率化や品質向上に最適なサービスを選んでください。
株式会社シーブレインでは、お客様のニーズや利用場面を丁寧にヒアリングし、最適なマニュアル作成プランをご提案いたします。お気軽にお問い合わせください。
◇ 株式会社シーブレインのサービスのご案内
◆マニュアル執筆サービス
マニュアルを新たに作成したい企業・組織様向け。
ご要望・ご要件を丁寧にヒアリングし、実務に活かせるマニュアルを作成いたします。
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マニュアルやそれに準ずる資料はあるが、使いにくい・実際に使われていないという企業・組織様向け。
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