なぜ目次構成から始めるべきなのか
マニュアル作成において、最初から本文を書き始めてしまうと、以下のような問題が起こりがちです。
- 全体像が見えないまま進めてしまい、途中で何度も書き直しが発生する
- 重要な内容が抜け落ちてしまう
- 情報の順番がバラバラになり、読み手を混乱させてしまう
一方、最初に目次構成を作ると、次のようなメリットがあります。
- 全体の枠組みが見える
どのような内容を網羅するのかが明確になり、抜け漏れを防げます。 - 執筆の順番が決まる
「どこから書いたらいいのか」という迷いがなくなり、スムーズに執筆を開始できます。 - 関係者間の認識がそろう
作成前に目次を共有すれば、上司や他部署と内容のすり合わせや抜け漏れの確認が可能です。
言わば、目次構成はマニュアルの「設計図」。
家づくりで設計図を引かずにいきなり工事を始めないように、マニュアルもまずは設計から入るべきです。
目次構成を作るための5つのステップ
ここでは、初めての方でも実践できる目次構成の作り方を5つのステップに分けて説明します。
ステップ1：マニュアルの目的を明確にする
- 何のためのマニュアルか（例：新人教育、業務標準化、トラブル対応など）
- 読み手は誰か（例：新入社員、店舗スタッフ、事務担当者など）
ステップ2：必要な作業や情報をリストアップ
- 思いつく限り箇条書きで書き出す
- 順番は気にせず、まずは抜け漏れがないことを優先する
ステップ3：似た項目をまとめて分類
- 同じテーマや業務の流れでグルーピング
- 「準備」「作業手順」「チェック」など大枠で分ける
ステップ4：並べ替えて流れを作る
- 読み手が理解しやすい順番に並べ替える（頻度の高い順、システムのメニュー順、月初→月末の順など）
- 実際の業務フローに沿って整理するとスムーズ
ステップ5：大見出しと中見出しを設定
- 大見出し（章）→中見出し（節）→必要に応じて小見出し（項）
- 目次だけで全体のストーリーがわかるようにする（重要！）
この5ステップを踏むことで、本文を書く前からマニュアルの全体像が固まり、作業効率が大幅に上がります。
よくあるつまずきとその解決策
初めて目次構成を作るとき、多くの人が以下のようなつまずきを経験します。
つまずき1：項目が多すぎて整理できない
→ 解決策：まずは大枠（章）に分けてから詳細を詰める
つまずき2：順番が決められない
→ 解決策：業務フローや時系列を参考に並べ替える
つまずき3：重要な内容が漏れてしまう
→ 解決策：関係者に初期段階で確認してもらう
つまずき4：書きたいことが曖昧
→ 解決策：マニュアルの目的・対象者を再確認する
特に重要なのは、目次構成は「一発で完璧」にしなくても良いという考え方です。
まずはたたき台を作り、それを関係者と共有しながら修正していくことが成功のカギです。
プロに依頼するという選択肢
「目次構成づくり」が大事だとわかっても、実際に手を動かす時間がない、項網が多すぎる・全体でどれだけの量になるか見当もつかない、整理が苦手…という方も多いでしょう。
そんな場合は、プロに依頼するという方法があります。
マニュアル作成を専門に行う業者は、以下のような強みを持っています。
- 豊富な事例から最適な構成案を提案できる
- 現場ヒアリングを通じて抜け漏れのない項目を抽出できる
- 読み手が迷わない順序や表現に整えるスキルがある
- 業務の流れを図や表で視覚化し、見やすくまとめられる
プロに依頼することで、社内で作成するよりも短期間で完成度の高いマニュアルが仕上がるだけでなく、社内の人員の負担も大幅に軽減されます。
外部活用の流れと費用感
実際にマニュアル作成サービスの会社に依頼する場合の流れは、おおむね以下の通りです。
- ヒアリング（目的・対象者・現状の課題、予算やスケジュールの確認）
↓↓ - 目次案の作成（社内資料を提供→初期構成案の作成）
↓↓ - 内容精査（抜け漏れや順序を確認）
↓↓ - 本文作成・デザイン（必要に応じて図表・写真を挿入）
↓↓ - 最終確認・納品
費用は内容や分量によって異なりますが、目次構成だけの依頼も可能な場合があります。
これにより、自社で本文を執筆する前の「設計図づくり」だけ外部に任せることもできます。
まとめ
マニュアル作成で最初に立ちはだかる「何から始めたらいいのか」という壁は、まず項目を書き出し、目次構成を固めることで乗り越えられます。
目次はマニュアルの設計図であり、本文作成の効率を左右する重要な工程です。
- 目的と対象者を明確にする
- 項目を洗い出し、分類・整理する
- 読み手にとって理解しやすい流れに並べる
この流れを押さえるだけで、マニュアル作成の負担は大幅に減ります。
もし時間やリソースの関係で難しい場合は、専門の業者の協力を得ることで、より早く、より完成度の高いマニュアルを作ることが可能です。
マニュアル作成をスムーズに、社内スタッフの負担をできるだけ軽くして進めたいという方は、ぜひプロのマニュアル作成会社へお問い合わせください。
株式会社シーブレインでは、豊富な実績に基づいて、お客様に最適な目次構成の作成およびデザインをご提供しております。マニュアルの新規作成のほか、既存マニュアルの改善、マニュアルのWeb化もサポートいたします。どのようなことができるのか、自社に適した内容なのか、まずはお問い合わせのうえお確かめください。
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