最初に必要なのは、現状の棚卸し

紙マニュアルをWebマニュアルにするために最初にすべきことは、現在の紙マニュアルの全体像を把握することです。これは「いまある情報をどう整理するか」「何を残し、何を見直すか」を決めるための土台になります。

• どんなマニュアルがあるか（業務別・部門別など）
• それぞれの内容や構成、更新頻度はどうか
• どのように使われているか（現場で使われているか、誰が使っているか、形骸化していないか）

このようなことを整理していくと、以下のようなことが見えてきます。

• 内容が重複しているマニュアルの統合
• 不要な情報の削除
• 古くなっている部分の更新
• Web化に向けての優先順位付け

この棚卸しがしっかりできていれば、Web化の工数や進め方も明確になっていきます。逆に、このステップを飛ばすと、「どこから手をつければよいか分からない」「作ってみたけど現場では使われない」といった失敗に繋がりかねません。

紙からWEBにするには「構成の見直し」が不可欠

紙のマニュアルは、どうしても「冊子」や「文書」としてまとまりがちなため、情報が長文化しやすく、必要な情報にすぐアクセスしづらくなる傾向があります。

Webマニュアルでは、構成を「細かく」「階層的」に分けることが重要です。

例えば：

• 紙マニュアルで10ページにわたって書かれていた手順を、
  
  • トップページ：「●●の手順」
    
    • STEP1：申請準備
    • STEP2：書類記入
    • STEP3：システム入力
      のように分けて掲載

• 紙マニュアルでは一文で済ませていた注意事項を、Webでは「重要」マーク付きで強調

このようにすることで、

• 目的の情報にすばやくアクセスできる
• 読むべき情報だけを効率的に確認できる
• 視覚的に分かりやすくなる

といったメリットが生まれます。

構成を「そのまま写す」のではなく、「Webでの見やすさ」を意識して再構成することが大切です。

画像や動画も活用しよう

紙マニュアルではスペースの都合や印刷コストの関係で、どうしても画像が少なくなりがちです。しかしWebマニュアルでは、画像や動画を気兼ねなく使うことができます。

• 操作画面のスクリーンショット
• 実際の手順を写真や動画で解説
• 図解やフローチャートで手順を可視化

など、視覚的な情報が加わることで理解度が大きく向上します。

特に、操作方法や物理的な手順が含まれるマニュアルでは、「言葉で説明するよりも一目で伝わる」ことが多く、現場での教育や習熟のスピードも早くなります。

更新しやすい仕組みを整える

紙マニュアル最大のデメリットは、更新に手間がかかることです。

Webマニュアルにすることで、

• 内容を一部だけ変更して即反映できる
• 更新履歴を残しておける
• 閲覧履歴やアクセス数を確認できる

といった管理面でのメリットも得られます。

ただし、Webマニュアルにしただけでは、更新され続ける仕組みにはなりません。

更新を継続するには、次のような工夫が必要です。

• 誰が・どのタイミングで・どのように更新するかをルール化
• 更新依頼の受付フローを整備
• 更新作業がしやすいツールの選定（専用システムやCMSなど）

こうした体制を整えておくことで、「作って終わり」にならず、常に最新情報を維持できるWebマニュアルとして運用することができます。

WEBマニュアル化の進め方（全体フロー）

ここまでの内容を踏まえて、紙マニュアルをWeb化する際の全体の流れを以下にまとめます。

ステップ1：現状マニュアルの棚卸しと整理

• どんなマニュアルがあるか、その中にどのような項目が含まれているかを一覧化
• 内容の重複や不要部分をチェック

ステップ2：情報構成の見直しと再設計

• Web向けに構成を分割・分類
• ナビゲーションの設計、階層構造の設計

ステップ3：コンテンツのWeb用編集

• テキストの見直し、画像や図解の追加
• 必要に応じて動画コンテンツを作成

ステップ4：Webマニュアルツールへの反映

• 運用しやすいツールやシステムに入力
• テスト閲覧・表示確認を行う

ステップ5：公開・周知・運用開始

• 社内への告知、利用方法の説明
• 更新フローの整備・担当者設定

この流れをしっかり踏めば、初めてのWebマニュアル化でも安心して進めることができます。

まとめ

紙マニュアルからWebマニュアルへの移行は、決して「簡単すぎる」ものでも「とても大変」なものでもありません。やるべきことが明確になっていれば、確実に進められる業務改善プロジェクトです。

• 現状の棚卸しと整理
• 情報構成の見直し
• Web向けのコンテンツ編集
• 管理しやすい運用設計

この4つの柱を意識すれば、現場で使われ、更新され続けるWebマニュアルを作ることができます。

「Webマニュアル、うちでもできるかもしれない」、そう思ったときが最初の一歩です。

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