自分でマニュアルを作成するメリットとデメリット
自分でマニュアルを作成する場合、自分のペースで進めることができ、内部の知識を最大限に活用できます。しかし、そのために費やさなくてはならない労力や時間が大きな課題となります。
メリット
- 社内の業務内容や手順を詳細に把握している人が作成することで、実情に即した内容にできる。
- 費用を節約できる。
- 作成過程を通じてチーム内での知識共有が進む。
- 自分のペースで進められる。
デメリット
- 特に初めて作成する場合は、多大な時間と労力が必要になる。
- 編集やデザインのスキルが求められる場合がある。
- 文体や表記がバラバラになって見づらくなる可能性がある。
- 検証不足による情報の抜けやミスが発生する可能性がある。
プロにマニュアル作成を依頼するメリットとデメリット
プロフェッショナルによるサービスを利用する場合、品質や効率を重視したアプローチが可能になります。
メリット
- 経験豊富なプロフェッショナルに任せることで、視覚的・内容的に高品質なマニュアルを作ることができる。
- 社内スタッフの時間の節約と負担の軽減ができるため、その分を他の重要な業務に使うことができる。
- 作成後のメンテナンスや更新サポートも外部に依頼できる場合がある。
デメリット
- 難易度やどこまで編集するかなどに応じて、想定以上に費用がかかることがある。
- 外部に業務内容を共有するため、情報の取り扱いに注意が必要になる。
- 社内業務について、委託先と詳細な認識のすり合わせが必要になる。
選択のポイント
どちらの方法を選択すべきかは、以下のポイントを基に判断するのが賢明です。
- リソースの有無：自分たちで作成する場合は、時間を確保できるか、スキルがあるか等を確認しましょう。
- マニュアルの重要度：特に品質が求められるものについては、プロへの依頼を検討したほうがよい場合があります。
- 予算：費用が限られている場合、できるだけ自作しつつ、部分的にプロに依頼したり助言を受けたりする方法もあります。
- 期限：短期間で完成させる必要がある場合は、プロに依頼するほうが安心です。
生成AIサービスを組み込んだマニュアル作成
近年、生成AIを活用したマニュアル作成が注目を集めています。自分で執筆する際にも、生成AIサービスを利用することで効率的かつ効果的にマニュアルを作成することが可能になります。
生成AI活用のメリット
- 短時間で文章を作成できるため、一から考えるより負担が軽くなる。
- 文書のテンプレートやフォーマットを提案させることで、構成に悩む時間を省略できる。
- 表現や用語の統一を図ることができる。
生成AI利用時のデメリット
- 適切な文章を生成させるためには、指示の出し方に工夫が必要になる。
- 生成された文章には、正しくない情報が含まれていることがある。
- 固有のシステムを使用している場合、それを想定した文章を生成させることは難しい場合がある。
- 情報をインターネット上に提供しなければらならないため、セキュリティ上のリスクが生じる可能性がある。
プロへの依頼を成功させるためのステップ
プロに依頼する場合、以下のステップを踏むとスムーズに進められます。
- 目的と範囲を明確にする：マニュアルの対象読者、目的、必要な内容を整理します。
- 信頼できるサービスを選ぶ：実績やレビューを確認し、信頼できる企業を選びましょう。
- 具体的な要件を伝える：依頼時に、業務内容、希望の形式、いつまでに必要なのか等を明確に伝えることで、完成度の高いマニュアルが期待できます。
- フィードバック：途中でレビューやフィードバックを行い、内容を詰めていきましょう。
まとめ
「自分で作る」か「プロに頼む」かの選択は、リソースや予算、目的等によって異なります。さらに、生成AIを活用した方法を取り入れることで、両方の利点を活かす柔軟な選択が可能になります。最も重要なのは、自社のニーズに合った方法を見つけることです。
株式会社シーブレインでは、お客様が社内で作成する場合のフォーマット提供と、当社で執筆・登録する場合のマニュアル作成サービスからご選択いただくことが可能で、質の高い成果物をお届けしています。お気軽にお問い合わせください。
