引継ぎがうまくいかない理由とは？
多くの職場で「引継ぎ」はトラブルの温床になりがちです。その原因は次のような点にあります。
- 異動や退職のタイミングが急すぎて、引継ぎの時間が取れない
- 引継ぎが「口頭」や「メモ」に依存している
- 担当者が抱えている業務が多すぎて、引継ぎまで手が回らない
- 後任者の配属が遅れる・決まらない
- 引継ぎ対象の業務が属人化している
こうした状況では、たとえ業務をひととおり伝えたつもりでも、受け取る側が理解しきれないまま現場に立たされるということも少なくありません。結果として、ミスや遅延が発生したり、周囲に質問が殺到して現場が混乱したりと、全体のパフォーマンスが落ちてしまうのです。
これを解消するためには、「人」ではなく「仕組み」で情報を引き継ぐ体制が必要です。
急な異動にも慌てないために必要な「業務マニュアル」
業務マニュアルとは、業務の内容や手順、使用するツール、関係するルールや判断基準などを体系的にまとめたドキュメントです。
このマニュアルが整備されていれば、突然の異動にも慌てる必要がありません。担当者がその場にいなくても、後任者はマニュアルを読みながら仕事を進めることができるからです。
特に以下のような情報を整理しておくと、引継ぎがスムーズになります。
- 日々の業務内容とその手順（朝のルーチン、締め作業など）
- 使用している帳票やシステム、ツールの使い方
- 業務ごとの注意点や判断の基準
- よくあるトラブルとその対処法
- 相談すべき相手や部署の連絡先
たとえば、業務を行ううえで「この件については誰に連絡すればよいか」「ミスが起きた場合にまず何をするか」といった細かい判断は、担当者にとっては当たり前でも、後任者にとっては最初の大きな壁です。こうした暗黙知を見える形にしておくことが、マニュアル整備の最大の効果です。
後任者にとってマニュアルがあるという安心感
引継ぎを受ける側の視点に立つと、マニュアルがあるかないかで心理的負担は大きく変わります。
もし業務の流れがすべて頭の中でしか整理されていなければ、「誰に聞けばいいのか分からない」「前任者はもういない」「ミスしたらどうしよう」と不安を抱えながら手探りで仕事を進めることになります。
一方、マニュアルがあればどうでしょうか。
- 基本的な業務の流れが把握できる
- 不明点が出てもまずマニュアルを見ればよい
- 判断基準や対応の目安があるため迷いが減る
- 質問の数が減り、周囲に迷惑をかける不安が軽減される
このように、後任者が安心して仕事を始められる環境が整うのです。さらに、指導役の負担も軽減され、職場全体の生産性向上にもつながります。
マニュアルは「作るだけ」では意味がない
ただし、マニュアルは作って終わりではありません。重要なのは「現状に即しているかどうか」を定期的に見直すことです。
実際の現場では、以下のような理由でマニュアルが陳腐化していることがあります。
- システムやツールが変更されたのに反映されていない
- 業務の流れが見直された後も古い内容のまま
- 現場の声が反映されていない
そのため、定期的な更新と見直しの仕組みを取り入れることが不可欠です。
- 半年に1回はマニュアルの内容を点検する
- 異動が決まった時点で最新化する
- 変更があったときはすぐ反映するルールをつくる
更新のたびに「ここを変えました」という履歴が残っていれば、後任者にとっても安心材料になりますし、ミスや混乱を未然に防ぐことができます。
異動のたびに慌てない職場をつくるには？
人事異動や配置転換は避けられないものであり、会社にとっては必要な制度です。だからこそ、そのたびに業務が止まったり、職場が混乱したりするのは避けたいところです。
マニュアルを活用する体制を根付かせるには、以下のような取り組みが効果的です。
「属人化させない」意識を持つ
- 特定の人にしかできない仕事をなくすためにも、業務の標準化を図りましょう。
- マニュアルを見て仕事を進める文化をつくる
- 「何かあったらマニュアルを確認する」が当たり前になると、新人や異動者の定着も早くなります。
チームでマニュアルを育てる
一人に任せきりにせず、チーム全体で更新・改善していくことで、実用性が高まります。
Webマニュアルの活用も視野に
印刷されたマニュアルよりも、スマホやPCで見られるWebマニュアルの方が更新も共有も簡単です。
マニュアル整備を「面倒な業務」ではなく、「安心して働ける職場づくりのための投資」と捉えることが大切です。
まとめ
急な異動や限られた引継ぎ時間の中でも、業務を止めずにスムーズに回していくためには、「業務マニュアル」の整備が欠かせません。
- 日頃からマニュアルを作成・更新しておけば、突然の異動でも慌てずに済みます
- 引継ぎを受ける側にとっても、マニュアルがあるだけで心理的負担が大きく軽減されます
- マニュアルを活用する体制を職場全体で整えることが、結果として全員の負担軽減につながります
「また異動の季節が来た」「引継ぎどうしよう」と頭を抱える前に、今からできる備えを始めてみませんか？マニュアルは、未来の自分とチームを助ける最高の味方です。
株式会社シーブレインでは、効果的なマニュアルの作成、既存マニュアルの改善、新規および既存マニュアルのWeb化をサポートしています。マニュアルを作りたい、今あるマニュアルの使い勝手をもっと良くしたい、Web化したい、といったご要望がありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。
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