「人に聞く」方法のメリットとデメリット
人に聞く方法には、以下のようなメリットとデメリットがあります。
メリット
- その場で迅速に回答を得られる
- 積極的なコミュニケーションが奨励されている職場では、質問することでコミュニケーションが活性化され、チームの連携が強まることが期待できる
デメリット
- 相手が会議中だったり、出張中で物理的に不在だったりすると、すぐに回答を得られない
- 双方の手が止まることになり、時間的な無駄が発生する
- 1人がいろいろな人に何度も同じ質問をしたり、1人が複数の人に何度も同じ質問をされたりなど、聞かれる側の人にストレスが溜まるリスクがある
「マニュアルを見る」方法のメリットとデメリット
マニュアルを見る方法には、以下のようなメリットとデメリットがあります。
メリット
- 広範な情報がいつでもアクセス可能な状態で集約されている
- 相手の都合に左右されることなく問題解決が可能になる。
- よく整理されたマニュアルでは、必要な情報を迅速に見つけることができるため、業務の効率化につながる
デメリット
- マニュアルを作るのに時間と労力が必要
- 内容が古くなっているにも関わらず情報が更新されていないと、正しい手順で業務が行われなくなるリスクがある
- 常に新しい情報を取り込んでおかないと、マニュアルの信頼性が低下し、活用が困難になる
効率的な情報共有方法
情報の共有は業務の効率を左右します。業務での質問や回答を補完する仕組みとして、共有ドキュメントやFAQを利用するのも一つの方法です。たとえば、急ぎの場合にはオンラインツールを通じて即座にマニュアルを確認できるような環境を整えることで、迅速な情報共有を実現できます。さらに、質問や回答を文書化して記録する習慣を持つことで、チーム全体の知識が蓄積・共有され、同じ質問が繰り返されることが少なくなります。
文書化の価値：信頼できるマニュアルの重要性
マニュアルの文書化は、長期的に見ても企業の資産となります。信頼できるマニュアルは、社員が一貫して正しい手順で作業を行う助けになり、業務上のミスを減少させます。また、新入社員の教育にも役立ち、成長を促進します。さらに、企業文化として「文書化された情報を活用する」風土を育むことで、時間の節約だけでなく、職場全体の効率向上を図ることができます。
まとめ
「人に聞く」と「マニュアルを見る」、それぞれにメリットとデメリットがあります。重要なのは、職場の状況やチームのニーズに合った情報共有方法を選択することです。特に、タイミングや効率を重視する現代の職場では、信頼性のあるマニュアルを作成し、運用することが大きな価値を持ちます。
株式会社シーブレインでは、お客様の課題に寄り添い、使いやすく更新しやすい、信頼できるマニュアルの作成を支援しています。お気軽にお問い合わせください。
