まず「今のマニュアルの課題点」を整理
プロに相談する際、最も重要なのが「どこが問題なのか」を明確にすることです。「読まれていない」「活用されていない」という状況の裏には、いくつかの具体的な原因があるはずです。
たとえば、
- 文章ばかりで、見た目が重たくて読む気が起きない
- ファイルやページが多すぎて、どこを見ればいいか分からない
- 情報が古く、現場の実態に合っていない
- 書き手ごとにフォーマットがバラバラで見づらい
といったような点です。
こうした課題を事前に整理しておくことで、「何をどう改善すればいいか」が見えてきます。漠然と「見づらいんです」と伝えるよりも、「文章ばかりなので、急いでいるときは見ようという気になれない。もっと視覚的に分かるように整理したい」といった伝え方をすることで、具体的な改善提案を受けやすくなります。
「どういう人に、何を伝えるためのマニュアルか」を明確化
マニュアルをより良くするためには、「誰に向けて」「何を伝えるか」を明確にすることが大切です。
プロに相談するときも、「このマニュアルは新人スタッフ用で、主に最初の研修で使います」とか「現場のパートさんが分からなくなったときにサッと見られるようにしたい」といったように、用途と対象者をセットで伝えることがポイントです。
伝えるべき情報の例：
- 誰が使うのか（例：新人スタッフ／現場マネージャー／バックオフィス）
- どんなタイミングで使うか（例：初回研修時／業務中の確認／トラブル対応時）
- どこで使うか（例：紙／PC／スマートフォン／現場の端末）
- どんな内容を含めたいか（例：操作手順／接客フロー／FAQ）
こうした情報が明確になると、プロは「スマホで見やすく使いやすいUI」「初心者でも直感的に理解できる構成」「動画を入れた説明」といった提案がしやすくなります。
現状の資料やマニュアルをすべて渡す
「見られるのは恥ずかしいから」と思っても、いま社内で使っているマニュアルや資料は、ありのまま全部共有するのがベストです。ファイル形式を問わず、メモ書きや表現が整っていないものでも大丈夫です。むしろその方が現状を正確に伝えられます。
プロは「この会社では、こういう言い回しをしている」「この業務にはこういう順番がある」といった現場ならではの情報を読み取ってくれます。そこから必要な情報を整理し、優先順位をつけて構成を組み直してくれるのです。
何もかも一から説明しなくても、資料があれば背景や文脈をある程度汲み取ってくれるのがプロの強み。まず資料一式を「とりあえず渡してみる」ことから始めましょう。必要に応じて、事前に守秘義務契約（NDA）を交わすことをお忘れなく。
「どこまでやってほしいか」を伝える
外部のマニュアル作成・改善サービスに依頼する際に、もう一つ大事なのが「どこまで対応してほしいか」を正直に伝えることです。
たとえば、
- 文章はあるので、見やすく整えてもらうだけでいい
- 内容も整理して、構成から提案してほしい
- 画面キャプチャ、図、表などを使って読まなくても見て分かるようにしてほしい
- 社内で更新できるよう、テンプレート化してほしい
など、依頼したい範囲は人によって異なります。
「お願いするのが申し訳ない…」「こんなことはお願いできるものだろうか」と遠慮してしまうと、プロ側もどこまで踏み込んでいいか分からず、結果として中途半端なアウトプットになる可能性があります。
予算やリソースの兼ね合いもありますが、「ここまでは社内でできる」「ここから先は外部に任せたい」という線引きを明確にしておくことで、より適切なプランの提案を受けることができます。
ゴールイメージがあると提案の質が上がる
最終的にどういうマニュアルがほしいのか、できるだけ具体的なイメージを共有できると、提案の精度が格段に上がります。
たとえば、
- 「スマホですぐに見ることができ、写真で手順が見られるものがいい」
- 「チェックリスト形式で、実施状況が分かるようにしたい」
- 「紙でも使えるけど、オンラインでも常に最新版を見られる形がいい」
といったように、使い方のイメージを伝えるだけでも十分です。
「理想に近いマニュアルの例」があれば、それを共有するのも効果的です。自社の過去資料や他社のWebマニュアルでもOKです。「こういう見せ方がしたい」「このフォーマットが好き」といった情報も、プロにとってはとても貴重なヒントになります。
マニュアル作成会社に過去の事例をいくつか見せてもらい、その中からイメージに近いものはどれかを伝えるのも非常に有効です。
まとめ
マニュアル改善のプロに相談するとき、最初からすべてをきちんと整理しておく必要はありません。むしろ、「なんとなく困っている」「どうしたらいいか分からない」という状態でも大丈夫です。
とはいえ、少しだけでも「どこが使われていないのか」「どんな場面で困っているのか」「どこまでやってほしいか」といった点を考えておくだけで、提案の質は大きく変わります。
外部サービスは、ただ「キレイに整える」だけでなく、「業務に本当に役立つ形に再構成する」ことができます。だからこそ、まずは今あるものを見せる・困っていることを伝える・ゴールのイメージを共有する。この3ステップが何よりも大切です。「こんな相談でも大丈夫かな」とためらわず、一歩踏み出してみてください。使われるマニュアルへの第一歩は、そこから始まります。
株式会社シーブレインでは、お客様の状況やご希望を丁寧にヒアリングしながら、豊富な経験をもとにより最適な提案を行っています。マニュアルのことでお困りでしたら、ぜひ一度お問い合わせください。
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