Wordのバージョン違いによる不測の事態
Wordは長年にわたりアップデートが重ねられており、現在もOffice 2013、2016、2019、Microsoft 365など、複数のバージョンが混在しています。
- 互換性の問題
旧バージョンで作成したファイルを新しいバージョンで開くと、文字や図の位置がずれることがあります。逆に、新しいバージョンのWordで作ったマニュアルを旧バージョンで開くと、一部の機能が反映されず、図表が表示されないこともあります。 - フォントの置き換え
使用しているパソコンに同じフォントがインストールされていない場合、代替フォントに自動で置き換えられ、文字幅や行間が変化してレイアウトが崩れることがあります。 - スタイルの解釈の違い
見出しや段落のスタイル設定がバージョンごとに微妙に異なるため、意図しない改行やインデントのズレが発生する場合もあります。 - 編集言語の違い
たとえば、英語版のWordには、ふりがな（ルビ）の機能がないなどの違いがあるため、日本語版のWordで作られたファイルを編集するときは編集言語の設定が必要になります。
「自分の環境では問題なかったのに、別の人が開いたら崩れていた」というケースは、このようなバージョンの違いが原因であることが多いのです。
画像や図表が消えてしまう原因
マニュアルには操作手順を示すスクリーンショットや図表が欠かせません。しかし、更新作業の過程で突然画像が消えてしまったり、配置が大きく乱れたりすることがあります。
- リンク貼り付けによる影響
外部ファイルをリンクで貼り付けていた場合、元の画像ファイルが削除されたり、参照先のフォルダ構成が変わったりすると、Word上で画像が表示されなくなります。 - 圧縮・変換時の不具合
メール添付やファイル共有時に自動的に圧縮や形式変換が行われ、画像が欠落することもあります。 - テキストとの回り込み設定
「前面」「背面」といった図の配置設定が変更されると、図がテキストの裏に隠れて見えなくなるケースがあります。
画像が消えてしまうとマニュアルの利便性が大きく損なわれてしまいます。何か更新するたびに確認・修復作業が必要になるのは、担当者にとって大きな負担となります。
レイアウト崩れが発生しやすい編集操作
Wordは「見た目を整える」ための機能が豊富ですが、その分、少しの編集で全体のレイアウトが崩れることがあります。
- ページ番号やヘッダー・フッターの不一致
セクション区切りを知らずに挿入・削除すると、意図せずページ番号が飛んだり、ヘッダーが消えたりします。 - 表の挿入や編集
ページ幅を超える表を挿入すると、全体の余白設定が崩れ、既存のページレイアウトが壊れてしまうことがあります。 - 改行・スペースの多用
見た目を整えるために手動で改行やスペースを入れると、環境が変わった際にレイアウトが大きく崩れます。
こうした問題は、Word特有の挙動を理解していないと気づかない落とし穴となり、編集者を悩ませる原因になります。
編集担当者のスキル差による影響
Wordは多くの人が使用できるソフトですが、「きれいに整った状態を維持したまま文章を編集できるか」は個人のスキルに大きく依存します。
- スタイル機能の理解不足
スタイルを正しく使わずに直接フォントサイズや色を変更すると、全体の統一感が崩れ、編集を繰り返すほど見栄えが悪くなります。 - セクションや段組みの操作
慣れていない人が触ると、意図せずページ全体に影響を及ぼしてしまうことがあります。 - 画像の配置操作
ドラッグで位置を調整するだけでは、他の人が開いたときに位置がずれて見える可能性が高まります。
社内で「ちょっと直すだけ」と思って作業した結果、想定以上に修正に時間がかかり、最終的には作り直す羽目になることも少なくありません。
作成元に依頼するという選択肢
こうした不測の事態を回避するには、以下のような対策が考えられます。
- バージョンを確認し、統一してから編集する
- フォントや画像ファイルを事前に揃える
- 編集時にはスタイルやセクションを正しく扱う
しかし実際には、社内でこれらを徹底するのは難しいケースも多いでしょう。そこで有効なのが、もともとマニュアルを制作した会社に更新を依頼する方法です。
- 制作時の設計意図を理解しているため、崩れにくい形で更新が可能
- 必要に応じてデザインや内容を最新の形式に合わせて改善できる
- 社内担当者がトラブル対応に追われる手間を省ける
特に業務で頻繁に使用するマニュアルであれば、更新作業もプロに任せたほうが長い目で見ると効率的と言えるでしょう。
まとめ
Wordで作られたマニュアルは便利な反面、編集や更新の際に「画像が消えた」「レイアウトが崩れた」といった不測の事態が発生しやすいという弱点があります。
その主な原因は、
- Wordのバージョン違いによる互換性の問題
- 画像や図表の貼り付け方法の違い
- ページ番号や表編集などの操作ミス
- 編集者のスキル差
といった点にあります。
もちろん社内での工夫で対応できる部分もありますが、重要なマニュアルであれば、制作元に依頼して更新してもらうほうが安心です。
株式会社シーブレインは、マニュアルに関わる各種サービスを通じてお客様の手間や修正の負担を軽減し、担当者の方々が業務に集中できるようサポートいたします。
マニュアルの更新や改善についてお困りの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
◇ 株式会社シーブレインのサービスのご案内
◆マニュアル執筆サービス
マニュアルを新たに作成したい企業・組織様向け。
ご要望・ご要件を丁寧にヒアリングし、実務に活かせるマニュアルを作成いたします。
◆マニュアル改善サービス
マニュアルやそれに準ずる資料はあるが、使いにくい・実際に使われていないという企業・組織様向け。
現状とご希望をお伺いし、最適な改善案をご提案いたします。
◆Webマニュアル作成サービス
新規作成または既存のマニュアルをWeb化して、効率化をはかりたいという企業・組織様向け。
利用者・利用シーンを考慮した最適なプランをご提案いたします。
デモンストレーションや過去の実績を交えたご説明も承っております。
詳しくはこちらまでお問い合わせください。
