なぜ人によってやり方がバラバラになるのか
業務のやり方が統一されない理由は、単なる「人それぞれの癖」だけではありません。
背景には、次のような構造的な問題が潜んでいます。
- 属人化された業務
長年担当してきた人の経験則に基づいた進め方が定着しており、新人が真似できない。 - マニュアルや手順書が存在しない（または古い）
口頭での引き継ぎやメモ頼みの状態では、人によって理解や解釈が異なります。 - 目的やゴールが共有されていない
同じ業務でも、何を優先するか（スピード・品質・コスト）が人によって違う場合、アプローチがばらつきます。
つまり、マニュアルがないからバラバラになるのではなく、「バラバラな状態を放置してきた結果、マニュアルが作れなくなっている」のです。
まずは「業務の棚卸し」から始めよう
バラバラな業務を整理し、マニュアル化するための第一歩は、業務の棚卸しです。
棚卸しとは、日々行われている業務を洗い出し、整理・可視化する作業を指します。
棚卸しの進め方は、以下のステップが基本です。
- 業務一覧を作る
部署や担当ごとに、日常的に行っている業務をすべて書き出します。
この段階では細かい精度よりも「漏れなく書き出す」ことを意識します。 - 業務の流れを整理する
それぞれの業務について、「いつ」「誰が」「何を」「どうやって」「どんな目的で」行っているかを整理します。
フローチャートや表にまとめると全体が見えやすくなります。 - 重複・非効率な工程を見つける
複数の人が同じ作業をしていたり、余分な確認作業が挟まっていたりするケースを発見します。 - 担当者のやり方をヒアリングする
複数の担当者にインタビューし、それぞれの進め方を比較します。
ここで初めて、「Aさんは効率的だがリスク管理が弱い」「Bさんは安全だが時間がかかる」といった特徴が明確になります。
このようにして、「現状を見える化する」ことで問題点が浮かび上がるのです。
複数人で見直すことで、より良いやり方が見えてくる
棚卸しをした後は、業務を「複数人で」見直すことが大切です。
なぜなら、一人のやり方だけを基準にしてしまうと、現場の多様な知見を取りこぼしてしまうからです。
たとえば、以下のような発見が得られることがあります。
- Aさんの方法は手順がシンプルでスピードが速い
- Bさんの方法はチェックポイントが明確でミスが少ない
- Cさんの方法はツールを活用していて、再現性が高い
このように、複数人の手順を見比べることで、「誰かが気付かぬうちに最適化していたやり方」が見つかることがあります。
それを「標準」として採用することで、
- 作業のムラがなくなる
- 誰がやっても同じ品質を維持できる
- 教育・引き継ぎがスムーズになる
といったメリットが生まれます。
マニュアル化の過程は単なる「記録」ではなく、業務を改善するためのプロセスでもあるのです。
マニュアル作成の進め方とポイント
バラバラなやり方を整理して「標準」を決めたあとは、いよいよマニュアル作成です。
ここで重要なのは、単に手順を文章にするだけでなく、誰が読んでも同じように実行できる構成にすることです。
以下のポイントを意識しましょう。
- 目的を明確にする
「なぜこの手順が必要なのか」を最初に書くと、利用者が理解しやすくなります。 - 見出しとレイアウトで流れをつかみやすくする
章立て・箇条書き・図解を活用し、「読む」より「見る」マニュアルを意識します。 - スクリーンショットや実際の画面を活用する
操作手順が伴う場合は、視覚情報が理解を助けます。 - 例外や注意点を明記する
トラブルが起きやすい箇所や、判断が必要なケースは強調しておきます。 - 改訂しやすい仕組みを作る
業務は変化します。更新がしやすいWordやWebマニュアルを採用することで、常に最新の状態を保てます。
こうした工夫により、マニュアルは「読むための資料」から「使うためのツール」に変わります。
特にWeb化すれば、検索や共有も簡単になり、現場での活用度が一気に高まります。
プロのサポートで「業務整理＋マニュアル作成」を一気に進める
業務の棚卸しからマニュアル完成までを自社だけで進めるのは、思った以上に時間と労力がかかります。
- 誰にヒアリングすべきか分からない
- 業務の流れを整理するのが難しい
- 文章にまとめるのが苦手
といった悩みを抱える担当者も多いでしょう。
そのようなときこそ、マニュアル制作のプロにサポートを依頼するのがおすすめです。
プロの支援を受けることで、次のような効果が期待できます。
- 業務ヒアリングの進行や情報整理を代行してくれる
- 各担当者のやり方を比較・分析し、最適な形で統一できる
- 現場で使いやすい構成・デザインで仕上げてもらえる
特に第三者の視点が入ることで、「当たり前と思っていた非効率」に気付くケースも少なくありません。
結果として、マニュアル作成そのものが、業務の改善プロジェクトへと発展します。
まとめ：マニュアル作りは「業務の見直し」から始まる
マニュアルを作るということは、単に手順を文字にする作業ではありません。
それは、業務を整理し、最も効率的で再現性の高い方法を見つけ出すプロセスです。
バラバラなやり方に悩んだら、それは「改善のチャンス」。
現場の知恵を集めて、標準化・共有・効率化へとつなげましょう。
そして、もし
- どこから手をつければいいか分からない
- 社内だけではまとめきれない
- 効果的なマニュアルを短期間で完成させたい
という場合は、ぜひマニュアル制作の専門会社にご相談ください。
株式会社シーブレインでは、経験豊富なスタッフが、業務整理からマニュアル完成まで丁寧にサポートいたします。
今こそ、バラバラなやり方を“標準化”して、現場の力を底上げしませんか？
気になること・分からないことがあったら、こちらからお気軽にお問い合わせください。
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マニュアルを新たに作成したい企業・組織様向け。
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