情報が分散する原因を把握する
まず最初に取り組むべきは、「なぜ情報が分散しているのか」を理解することです。原因を把握すれば、効率的な収集方法が見えてきます。
情報が分散する主な理由は以下の通りです。
- 記録の仕方が人によって異なる
ある人は紙のノート、ある人はExcel、また別の人は頭の中でしか覚えていない。 - 急場しのぎで残した情報が整理されていない
メモや付箋に走り書きされた情報が、そのまま蓄積している。 - 共有の仕組みがない
情報が個人単位で完結しており、全体で使える状態になっていない。
これらを放置してしまうと、誰かが退職・異動するたびに知見が失われ、業務の属人化が進みます。「今ある分散情報を集め、組織の資産に変えること」こそがマニュアル作成の第一歩です。
情報収集の基本ステップ
分散された情報を整理するには、次のようなステップが有効です。
- 情報の所在を洗い出す
「紙」「電子データ」「人の頭の中」など、どこに情報が眠っているかリストアップします。 - 現物を集める
メモ、付箋、ノートをコピー・写真化し、電子データはフォルダに集約します。 - ヒアリングを実施する
「頭の中」にしかない情報は、担当者にテキスト化してもらうか、インタビューで引き出す必要があります。 - 重複や矛盾を整理する
複数の人が持つ情報を照らし合わせ、正しい手順・最新の情報に統一します。 - 分類・体系化する
「業務フローごと」「システム機能ごと」など、整理の軸を決めてグループ化します。
これらのステップを踏むことで、断片的な情報を「マニュアル化に耐えうる形」に変えていけます。
情報収集を円滑に進める工夫
実際に情報を集め始めると「なかなか出てこない」「時間がかかる」という問題に直面します。そこで有効なのが、以下の工夫です。
- 収集の目的を明確に伝える
「自分の業務を取られるのでは？」という不安を持たれないよう、マニュアル化の意義を共有します。 - フォーマットを統一する
収集用のシートや入力フォームを作り、同じ形式で情報を集めることで後の整理が容易になります。 - 短時間のヒアリングを繰り返す
一度に長時間の聞き取りをすると相手の負担が大きいため、15〜30分程度で区切って効率的に進めます。 - 既存の資料を有効活用する
完全に整った資料でなくても、たとえば「古い手順書」「チェックリスト」「研修用のスライド」など、断片的なものも収集対象にすると全体像を補えます。
こうした工夫により、収集のスピードと精度を高められます。
集めた情報をどう整理するか
収集が進むと、次は「どう整理するか」が課題になります。ここで重要なのは、読む人の立場に立って体系を設計することです。
整理の基本方針は以下の通りです。
- 業務フローをベースにする
業務の流れに沿って並べると、現場で使いやすい構成になります。 - 検索性を意識する
「知りたい項目からすぐに辿れる」ように、目次や索引を工夫します。 - 詳細度を分ける
概要・基本手順・詳細説明と層を分けることで、読みやすくなります。 - 図解や表を活用する
文字だけに頼らず、図やフローチャートで整理すると理解が早まります。
この段階で重要なのは、「情報をため込む」のではなく「利用できる形に変換する」ことです。
専門会社に任せるメリット
ここまでのプロセスを自力で進めようとすると、担当者には大きな負担がかかります。普段の業務を抱えながら、資料集め・ヒアリング・整理・編集まで行うのは容易ではありません。
そこで選択肢となるのが、マニュアル作成を専門とする会社に依頼することです。
- 情報収集から整理まで支援
担当者に代わって、ヒアリング・資料回収・重複整理などを実施します。 - 第三者の視点でまとめられる
現場の人には気づきにくい曖昧さや抜け漏れを、客観的な立場から補完します。 - 専門のノウハウが活用できる
分かりやすい図解や構成設計、電子化・Web化までスムーズに対応できます。 - 担当者はチェックに専念できる
すべてを自分で作る必要がなく、最終的な確認に集中できます。
このように、「情報収集と整理から任せられる」ことが最大のメリットです。担当者は無理なくマニュアル作成プロジェクトを進められます。
まとめ
バラバラに存在する情報を集めてマニュアル化するには、
- 情報が分散している原因を理解し、
- 収集のステップを踏み、
- 工夫を凝らして効率的に集め、
- 読む人の立場で整理する
という流れが必要です。
しかし、これをすべて担当者一人で進めるのは大変です。マニュアル作成会社に依頼すれば、「情報収集」から「体系化」まで任せられるため、安心してマニュアル化を進めることができます。
「社内の知見を資産として残したい」「分散した情報を一元化したい」とお考えの方は、ぜひ私たちシーブレインにご相談ください。お問い合わせやご質問はお気軽に、こちらからどうぞ。
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