マニュアルが使われない原因とは？
マニュアルがあるのに見られていない・使われていない原因には、次のようなものが考えられます。思い当たることはあるでしょうか。
- 探しにくい: マニュアルがどこにあるかわからない。必要な情報がすぐに見つからない。
- わかりにくい: 専門用語が多く、読み手にとって難解。
- 周知不足: 社員がマニュアルの存在や重要性を知らない。
- 習慣: 人に聞くほうが早い、という心理的傾向。
見やすいマニュアルの作り方
「探しにくい」と「わかりにくい」は、見やすいマニュアルにすることで改善できます。以下のポイントを見直してみてください。
- 簡潔な言葉を使う: 読み手にわかりやすいように専門用語を最小限にする。必要に応じて補足や用語集を付けるなどする。
- 視覚的なデザイン: 箇条書きや図表を活用して情報を整理する。
- 検索性の向上: 目次と索引を整理する。また、Webマニュアルの場合は検索機能を付ける。
- 適切なフォーマット: チェックリストやフローチャートを活用して行動を具体化する。
社内でのマニュアル浸透方法
社内にマニュアルを浸透させるには、次のような方法があります。
- トレーニングの実施: 新入社員や部署ごとの研修でマニュアルを使用したり、紹介したりする。
- アクセスしやすさの改善・周知: 社内のイントラネットや共有ドライブにファイルを配置する。Webマニュアルの場合はURLを周知する。
- チームリーダーが役割を果たす: リーダーがマニュアルの使用を推奨し、モデルとなる。
マニュアルをアップデートするポイント
マニュアルは最新の情報で常にアップデートしておく必要があります。以下の点について見直すタイミングを決めておきましょう。
- 定期的なレビュー: 年に一度、または業務変更時に内容を確認する。
- 社員からのフィードバック: 実際に使っている人から意見を収集して反映する。
- 簡素化: 不要な情報を削除して、必要な情報だけに絞る。
- デジタルの活用: 最新技術を取り入れ、インタラクティブな形式にする。
専門家の力を借りる選択肢
既存のマニュアルをどう改善すればよいかわからない場合は、専門家の手を借りる方法もあります。
- マニュアル作成サービスの利用: 文章作成のプロに依頼し、読み手にとって見やすくわかりやすいマニュアルにリライトする。
- コストと効果の比較: 社内で対応するよりも効率的な場合も。
- カスタマイズの対応: 特定の業界や組織のニーズに合った提案を受ける。
まとめ
既存のマニュアルが活用されない原因を特定して改善することで、業務効率の向上や担当者の負担軽減が期待できます。また、自分たちで改善するのが難しい場合は、専門家の力を借りる選択肢も検討してみてください。
株式会社シーブレインは、マニュアル改善で豊富な実績があります。お客様の課題に寄り添い、既存マニュアルの改善ポイントを発見して改善案を提案し、より良いマニュアル作りを支援いたします。お気軽にお問い合わせください。
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