「見る価値がある」と思われるマニュアルの共通点
多くの人がマニュアルを見なくなる理由は、「読みにくい」「探しづらい」「役に立たない」のどれかに集約されます。つまり、参照することに価値を感じられないのです。
「見る価値があるマニュアル」の特徴は以下のとおりです。
- 必要な情報にすぐアクセスできる
- 図や動画が使われていて、直感的に理解できる
- 業務に直結する内容が具体的に記載されている
- 誰が見ても最新情報になっている
これらを満たすマニュアルは、「業務の手助けになるツール」として評価され、自然と社内で・現場で使われ続けます。
「紙」ではなく「WEB」で作ることの決定的な違い
今も紙やPDFでマニュアルを作っている企業は多くあります。しかし、情報更新のたびに修正・再配布する手間は相当なもの。しかも、どれが最新か分からなくなり、古い情報が参照されるリスクもあります。
一方、Webマニュアルは次のようなメリットがあります。
- 常に最新版を誰でも閲覧できる
- PC・スマホ・タブレットからアクセス可能
- 検索機能で「必要な情報」にすぐたどり着ける
- アクセス数などで、よく見られている記事を把握できる
つまり、Webマニュアルにすることで、メンテナンスの負担は最小限に、利用者の利便性は最大限にすることができるのです。
「都度聞かれる」負担を根本から減らす仕組みとは
「結局、毎回同じ質問をされる」「マニュアルを作ったのに意味がない」
これは、マニュアルを見ても欲しい情報にたどり着けない、または内容が理解できないことが原因です。
しかし、検索性・視認性・更新性を備えたマニュアルがあれば、そもそも質問される機会が大幅に減ります。さらに、以下の工夫で定着率が向上します。
- 業務フローに合わせて項目を整理する
- チャットツールや社内ポータルと連携し、すぐにアクセスできるようにする
- よくある質問（FAQ）をまとめておく
- 更新履歴を可視化し、変更点が一目で分かるようにする
「マニュアルを見る→理解する→実行する」までをスムーズにすることで、社員の自律的な行動を促し、業務の属人化も防げるのです。
作るのが面倒？いいえ、「最初だけ」頑張ればいいんです
マニュアル作成が面倒に感じられるのは事実です。しかし、一度しっかりと仕組みを作ってしまえば、その後は定期的に確認・更新するだけで済みます。
例えば…
- テンプレートを使って基本構造を整える
- 図や動画を活用して文章量を減らす
- 初期段階では重要度の高い業務に絞って作成する
さらに、作成を外部に委託することで、時間とリソースを節約しながら質の高いマニュアルを手に入れることも可能です。
最初の一歩に全力を注ぎ、その後は「育てていく」イメージを持つと、マニュアル作成のハードルは大きく下がります。
「業務効率が上がった」と実感できるようになるまで
マニュアルは作って終わりではありません。しかし、きちんと運用できれば、次のような成果がもたらされます。
- 教育コストの削減（OJTの削減）
- ミスの防止（業務手順の標準化）
- 情報共有の円滑化（部署内・部署間のやり取りがスムーズに）
- 働き方改革への貢献（属人化の解消、リモート対応）
結果として、「聞く・教える」という「非効率」が減り、本来の業務に集中できる環境が整っていくのです。
まとめ
「せっかく作っても使われない」というマニュアルの悩みは、「設計と運用の工夫」で解決できます。
Webマニュアルを活用すれば、必要な情報を必要なときにすぐに確認でき、常に最新の状態で維持することが可能になります。そして、それは社員の時間を、あなたの労力を、そして会社のコストを大きく削減します。
一度しっかりとした仕組みを作ってしまえば、「ずっと使い続けられるマニュアル」を育てていけます。
「うちのマニュアル、変えられるかもしれない」「ずっと懸案事項だったマニュアルを作ってみようかな」と思われた方は、ぜひ一度ご相談ください。
◇ 株式会社シーブレインのサービスのご案内
◆マニュアル執筆サービス
マニュアルを新たに作成したい企業・組織様向け。
ご要望・ご要件を丁寧にヒアリングし、実務に活かせるマニュアルを作成いたします。
◆マニュアル改善サービス
マニュアルやそれに準ずる資料はあるが、使いにくい・実際に使われていないという企業・組織様向け。
現状とご希望をお伺いし、最適な改善案をご提案いたします。
◆Webマニュアル作成サービス
新規作成または既存のマニュアルをWeb化して、効率化をはかりたいという企業・組織様向け。
利用者・利用シーンを考慮した最適なプランをご提案いたします。
デモンストレーションや過去の実績を交えたご説明も承っております。
詳しくはこちらまでお問い合わせください。
