なぜ業務フロー図を作成する必要があるのか
業務フロー図を作成するメリットは、以下のようなものがあります。
- 仕事の見える化: 全体の流れを把握しやすくなり、問題点や問題が発生しがちなポイントを見つけやすくなります。
- 業務の効率化: 無駄な工程を洗い出し、業務の効率化につながります。
- 業務の標準化: 標準的な手順を定めることで、誰でも同じように作業できるようになります。
- スタッフの教育: 業務説明をスムーズに行うことができます。引継ぎもしやすくなります。
- 改善点の発見: 改善すべき点が明確になり、業務改善を推進できます。
業務フロー図を作成する際のポイント
- 目的を明確にする: どのような目的でフロー図を作成するのかを明確にすることで、必要な情報を絞り込むことができます。
- シンプルな図形を使う: 四角、楕円、菱形、矢印などのシンプルな図形を使うことで、理解しやすいフロー図になります。
- 詳細な説明を加える: 各工程の説明を具体的に記述することで、よりわかりやすくなります。
- チームで共有する: 作成したフロー図をチームメンバーと共有し、意見交換することで、より良いフロー図に仕上げることができます。
業務フロー図作成ツールの例
業務フロー図を作成するツールは数多く存在します。ここでは、特に初心者が使いやすいツールの一部をご紹介します。
- Cacoo: シンプルな操作で、さまざまな種類の図を作成できるオンラインツールです。30日間無料トライアルがあります。
- Lucidchart: クラウドベースの作成ツールで、豊富なテンプレートと機能が特徴です。無料プラン（機能制限あり）があります。
- Draw.io: 無料で利用できるオープンソースの図作成ツールです。GoogleドライブやOneDriveとも連携できます。
業務フロー図の作成手順
- 目的を定める: どのような業務のフロー図を作成するかを決めます。
- 現状の業務を洗い出す: 業務の流れを細かく洗い出し、工程をリストアップします。
- 図形を選ぶ: 各工程を表す図形を選びます。
- 図形を配置する: 図形を配置し、矢印でつなげます。
- 説明を追加する: 各図形に説明文を追加し、より詳細な情報を追加します。
- レビューと修正: 作成したフロー図をチームメンバーで確認し、修正や調整を加えます。
まとめ
業務フロー図の作成は、業務の効率化や改善に繋がる重要なステップとなります。 今回ご紹介したツールや手順を参考に、ぜひ業務フロー図を作成してみてください。
業務フロー図を作成することで、業務がもっとスムーズになるはずです。
株式会社シーブレインは、業務マニュアルの作成、マニュアルのWeb化とフロー図作成をサポートいたします。お気軽にお問い合わせください。
