なぜマニュアルに業務フロー図が必要なのか？
業務フロー図とは、業務の流れやプロセスを視覚的に示した図のことです。この図をマニュアルに取り入れることで、次のようなメリットがあります。
- 視覚的な理解が深まる
フロー図があると業務全体の流れを一目で把握できるため、文字だけの説明に比べて全体を直感的に理解しやすくなるほか、自分が全体のなかで今どの部分を行っているかが分かりやすくなります。 - ミスや手戻りの削減
業務プロセスが明確に示されることで、その前に何をしておかなくてはならないか・次に何をするかが一目で理解できるようになります。これによりヌケ・モレを防ぐことができるほか、関係者間の認識のズレやミスも低減できます。 - 教育や引き継ぎがスムーズに
新人や業務を引き継ぐ担当者が業務内容を早く理解できるようになり、教える側の負担も軽くなるため、教育コストも削減されます。
業務フロー図を作成する際のポイント
業務フロー図を効果的に作成するためには、以下のポイントを押さえることが重要です。
- 業務の全体像を把握する
業務の開始から終了までの流れを整理し、重要なステップを明確にします。 - 分かりやすい記号や形式を使う
業務の進行を矢印で示したり、各ステップを四角や円で表したりするなど、統一された記号を用います。 - 関係者と共有・レビューを行う
図の完成後に関係者と確認することで、モレや誤解を防ぎます。
フロー図を含むマニュアル作成を効率化するサービスのご紹介
業務フロー図を含むマニュアル作成は、専門知識やスキルを要することがあります。そのようなときに活用できるのが以下のようなマニュアル作成支援サービスです。
- マニュアル作成ツール：
ツール例：Lucidchart、Creately
視覚的な業務フロー図を簡単に作成できるオンラインツールです。テンプレートが充実しており、初心者でも操作しやすくなっています。 - プロフェッショナルサービス：
サービス例：マニュアル作成代行会社
業務内容をヒアリングし、プロがマニュアルと業務フロー図を作成します。社内スタッフの負担を増やすことなく、高品質な成果物が期待できます。 - ハイブリッド型サービス：
例：マニュアル作成支援プラットフォーム
自分で作成する部分と、プロのサポートを組み合わせる柔軟なサービスです。
まとめ
適切な業務フロー図を作成し、マニュアルに組み込むことで、業務の効率化や品質向上が期待できます。また、業務フロー図があることで、視覚的に分かりやすいマニュアルを実現できます。教育の負担も軽減できます。
フロー図作成に利用できるツールもありますが、もし「自分たちで作るのは難しい」と感じる場合は、ぜひマニュアル作成支援サービスの活用をご検討ください。経験ある専門家の力を借りれば、社内スタッフに負担をかけることなく効果的なマニュアルを手に入れることができます。
株式会社シーブレインは、業務フロー図を含むマニュアルの作成・リライト、およびマニュアルのWeb化をサポートいたします。お気軽にお問い合わせください。
