教える側の視点：「なぜメモを取らないのか」
教える側の人が抱く不満は、教わる側が同じことを繰り返し質問してくる点です。その背景には以下のような思いがあります。
- 自分も新人時代はメモを取りながら学んだ
「教えてもらったことは忘れないように書き留めて覚えるのが当たり前」という経験則がある。 - 限られた時間の中で効率的に仕事を進めたい
何度も同じことを説明するのは手間であり、自分の業務が滞ってしまう。 - メモを取る＝学ぶ姿勢の表れ
メモを取らないのは「覚える気がない」と見え、やる気の欠如と受け取ってしまう。
つまり先輩にとって、「同じ質問を繰り返すこと」は学習姿勢が不十分である証拠のように感じられるのです。
教わる側の視点：「手順書や説明書があればいいのに」
一方で、教わる側の抱える不満は真逆です。
- メモを取っても限界がある
初めての業務説明では情報量が多く、メモが追いつかない。記録できても不完全で、後で読み返しても情報が飛び飛びになっていて理解できないことが多い。 - 業務は複雑で一度では覚えきれない
画面操作や細かい手順などを文字だけで記録するのは難しい。 - 「会社として用意された手順書」があれば迷わない
逐一質問に行かなくても済むので、自分のペースで復習できる。
教わる側にとっては、メモではなく正式な手順書やマニュアルが存在することが安心材料になります。それらがなければ、忙しい人の手を止めてしまうことになっても、質問せざるを得ないのです。
すれ違いが起こる原因は「前提の違い」
では、なぜここまで両者の意識が食い違うのでしょうか。原因は次の3点に集約されます。
- 教育スタイルの変化
昔は「先輩のやり方を見て覚える」が大半でした。現代は「明文化された手順で学ぶ」が主流になり、教育の前提が変化しています。 - 情報量の増加
業務システムや社内ルールが複雑化し、メモだけで網羅するのは難しくなっています。 - ツールや環境の多様化
今は動画やチャットツールなど、情報共有の方法が多様化しており、「紙とペンでメモ」という方法だけに縛られる必要がなくなりました。
つまり、先輩は「自分が経験した学び方」を基準にし、後輩は「現代の情報環境」を前提にしているため、両者の認識にギャップが生まれるのです。
解決のカギは「仕組み化」と「役割分担」
では、このギャップをどう埋めればよいのでしょうか。重要なのは、「個人の努力」ではなく「職場全体の仕組み」として整備することです。
仕組み化のポイント
- 基本はマニュアル・手順書を整備する
業務の標準手順を明文化し、誰でもアクセスできる形にする。 - 補助的にメモを活用する
マニュアルをベースに、個々の理解に応じてメモを追加する。 - 更新体制を整える
マニュアルは一度作って終わりではなく、定期的に見直し・更新する仕組みが必要。
役割分担の考え方
- 教える側の役割
o 初期の指導
o マニュアルでは補えない「現場のコツ」や「例外対応」の伝授
o 教わる側の疑問を拾い上げ、マニュアル改善に反映 - 教わる側の役割
o マニュアルを活用して自己学習する
o 質問内容を整理して効率的に確認する
o 気付いた改善点を先輩や上司にフィードバックする
こうした仕組みを整えれば、「また同じ質問か」というストレスも、「手順書がないから不安」という不満も解消されます。
マニュアル作成を外部に任せるという選択肢
とはいえ、社内でゼロからマニュアルを整備するのは大きな負担です。忙しい業務の合間に、体系立てて文章化するのは簡単ではありません。そこで有効なのが、マニュアル作成のプロに外部委託する方法です。
外部に任せるメリットは以下の通りです。
- 専門的な視点で体系化できる
業務の流れを第三者の視点で整理し、分かりやすく構成してくれる。 - 図解やキャプチャを活用した分かりやすい資料
文章だけでなく、画面キャプチャやフローチャートを取り入れることで、直感的に理解できる。 - 属人化を防げる
「○○さんに聞かないと分からない」という状況をなくし、誰でも同じ基準で業務を遂行できる。 - 教育コストを削減できる
指導にかかる時間を減らし、自学自習できる環境を整えることで、職場全体の生産性が向上する。
「メモ」でも「口頭説明」でもなく、職場にとって最適な形で知識を共有できる仕組みを外部の力で整えることが、すれ違いとストレスを根本的に解決する一手となるのです。
まとめ
教える側と教わる側の「メモ」vs「手順書」というすれ違いは、どちらか一方が悪いわけではなく、前提の違いから生まれる認識のギャップです。
- 教える側は「メモを取る姿勢」を重視し、教わる側は「正式な手順書」を求める。
- 情報量や業務環境が変化した現代においては、職場全体での仕組み化が不可欠。
- マニュアルを整備し、メモは補助的に活用することで双方の不満を解消できる。
- 外部のマニュアル作成会社を活用すれば、短期間で高品質な仕組みを整えられる。
このように整理すれば、無駄な摩擦が減り、安心して業務に集中できる環境を築くことができます。
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