現場で発生しやすいミスやトラブルとその対策
現場で発生しやすいミスやトラブルには、以下のようなものがあります。
- 手順の誤り: 手順書の説明が不明確だったり、最新の情報になっていない場合に発生しやすくなります。
- 取り違え、情報のエスカレーション先の間違い: 物品の番号や形が似ていたり、手順や申し送り先の指示があいまいな場合に起こりやすくなります。それにより、遅れが発生することもあります。
- ツールやシステムの使い方がわからない: ツールやシステムの使用方法が適切に伝わっていない場合に発生します。
- 安全対策、コンプライアンスの不徹底: 安全やコンプライアンスに関する知識や意識が不足していると、思わぬ事故やトラブルにつながる可能性があります。
このようなミスやトラブルを防ぐためには、標準作業手順書(SOP)を作成し、現場で共有することが重要です。SOPを作成する際は、以下の点に注意しましょう。
- 図や写真などを多用する: 言葉だけでは分かりにくい部分は、図や写真で補いましょう。
- ステップごとに説明を具体的にする: どの段階で何をすれば良いのか、具体的に記述しましょう。
- 注意点を明確にする: 誤操作や事故につながりやすい箇所は、注意点を明記しましょう。
- 定期的に見直す: 業務内容が変更になったり、新しいシステムや手順が追加されたりした場合には、SOPも合わせて見直しましょう。
マニュアル作成のポイント
現場で使いやすいマニュアルを作成するためには、以下のポイントを押さえることが重要です。
- 現場の意見を聞きながら作成する: マニュアルを作成する際には、現場のスタッフの意見を聞きましょう。
- シンプルで分かりやすい言葉を使う: 専門用語を避け、誰でも理解できる言葉で説明しましょう。専門用語を使う場合は、説明をつけたり、用語集を作成したりしましょう。
- 持ち運びや閲覧をしやすい形にする: 同じ形式のファイルにまとめたり、タブレット端末で閲覧できるようにしたりするなど、使いやすい形にしましょう。
- マニュアルへのアクセス性を高める: マニュアルを分かりやすい場所に格納したり、社内システムで共有したりするなど、誰でも簡単にアクセスできるようにしましょう。
マニュアルの効果的な活用方法
作成したマニュアルを効果的に活用するために、以下のことにも注目しましょう。
- 人材育成に活用する: 新人教育や若手社員育成にマニュアルを活用することで、短期間で業務を理解・習得させることができます。
- トラブル発生時の対応に活用する: トラブルが発生した際にマニュアルを参照することで、迅速な対応が可能になります。
- 定期的な周知・教育を実施する: マニュアルの内容を定期的に確認し、全員が同じレベルの知識を持つようにしましょう。
まとめ
現場で発生するミスやトラブルを減らすためには、マニュアルの作成と活用が不可欠です。 現場の意見を聞きながら、分かりやすく使いやすいマニュアルを作成し、それを定期的に見直すことで、業務の効率化と品質の向上に繋げることができます。
株式会社シーブレインは、現場のスタッフにとって使いやすいマニュアルの作成をサポートします。お気軽にお問い合わせください。
