なぜマニュアルは活用されないのか？

• 内容が実際の業務と合っていない: 業務内容を正確に反映できていなかったり、時間の経過とともに業務が変化したりして、マニュアルの内容が実務に合っていないことがあります。
• 複雑で分かりにくい: 専門用語の説明がなかったり、本文の順序が業務の流れに沿っていなかったりすると、分かりづらいマニュアルとなり読む気が失せてしまいます。
• 探しにくい: 必要な情報がどこにあるか分からず、探すのに時間や手間がかかるマニュアルは、参照する意欲が薄れます。
• 更新されていない: 新しい情報が反映されていないため、信頼性が低いと判断されてしまいます。

効果的なマニュアルとは？

効果的なマニュアルは、以下の3つの要素を満たしていると考えられます。

• 分かりやすい: 誰でも理解できる平易な言葉で書かれている
• 探しやすい: 目的の情報をすぐに探し出せるように、目次や索引、検索機能が充実している
• 活用できる: 業務の流れに沿った構成になっており、必要な情報が網羅されている

プロのサポートで実現する理想のマニュアル

プロのサポートを受けることで、以下のようなメリットが期待できます。

• 客観的な視点で、より良いマニュアルを作成できる: 自社だけでは気づけない問題点や項目として取り上げるべき工程を見つけ出し、改善することができます。
• 専門的な知識やスキルを活用し、高品質なマニュアルを提供できる: 業務効率化や品質向上につながる、最適なマニュアルを作成します。
• マニュアル作成にかかる時間とコストを削減できる: 専門のスタッフが作成するため、自社で作成するよりも効率的に、かつ短時間でマニュアルが完成します。

まとめ

マニュアルは社員のスキルアップや業務の効率化に大きく貢献するツールです。効果的なマニュアルを作成し、活用することで、組織全体の成長につながります。プロの力を借りて自社のマニュアルを改善し、より良い職場環境を作りましょう。

株式会社シーブレインは、業務マニュアルの作成と改善、およびWeb化をサポートいたします。お気軽にお問い合わせください。