情報を探す時間＝無駄なコスト
社内ルールや申請手続きの情報が分散していると、一つの申請を完了させるために必要以上の時間がかかります。
例えば、有給休暇の取得手順がメールに記載されてた場合、そのメールを探し出すだけで数分かかることもあります。交通費の申請フォームが部署専用のフォルダの奥深くに保存されていると、それを探すだけでも一苦労です。
このような情報の「探しもの」にかかる時間は、1人あたり1日に平均20〜30分とも言われています。年間で100時間以上のロスになりかねないことを考えると、企業にとっては大きな損失です。Webマニュアルによって情報を1か所に集約しておくことは、このような無駄な時間とコストを削減する効果的な手段と言えます。
誰でも迷わず処理できる環境を作る
ルールや申請手続きが明文化されていなかったり、担当者の記憶頼みだったりすると、属人化が進み、担当者が不在の時に処理が滞るという事態が起こりがちです。
Webマニュアルを整備すれば、誰でも必要な手順を確認できる環境が整います。新入社員や異動してきたばかりの社員でも、手順どおりに進めれば、迷わず処理できるようになります。
特に以下のような内容は、Webマニュアルでの整備が効果的です。
- 有給休暇の取得、休日出勤などの申請方法
- 経費精算・交通費申請のルール
- 勤怠修正や打刻漏れの申請手順
- 在宅勤務時の報告ルール
- 稟議や承認フローの手順
標準化された情報提供は、社内全体の業務品質を底上げすることにもつながります。
更新しやすく、常に最新の情報を提供できる
紙のマニュアルやPDFファイルでは、内容を修正するたびに再配布の手間がかかり、更新されないまま古い情報が出回ってしまうリスクがあります。これが原因で誤った方法で申請される、対応が遅れる、トラブルが発生するといった問題も発生しがちです。
Webマニュアルなら、管理画面から簡単に情報を更新することができ、常に最新の内容を共有できます。更新履歴を残しておくこともできるため、変更点の周知もスムーズです。
さらに、社内ポータルやチャットツールと連携すれば、更新情報の通知やマニュアルの検索も容易になり、従業員の利便性が大幅に向上します。
社員のストレスを減らし、生産性を高める
「どこを見ればいいかわからない」「誰に聞けばいいのかわからない」という状況は、社員にとって小さくないストレスです。日常業務の中で何度もこのような経験をすると、先延ばし癖がついたり、仕事のモチベーションが低下したりする可能性もあります。
Webマニュアルがあれば、「調べる」「聞く」「確認する」というストレスが軽減されます。情報を自分で素早く見つけられる環境は、社員の自主性を引き出し、結果としてチーム全体の生産性も向上します。
特にテレワークやフレックス制度を導入している企業では、場所や時間にとらわれずに情報を確認できることが非常に重要です。
WEBマニュアル作成は、専門サービスに任せるのが成功の鍵
Webマニュアルって、作るのが大変そう。そう感じる方も多いかもしれません。実際、社内の情報を整理・可視化し、分かりやすく構造化するには、専門的な知識とノウハウが求められます。
私たちシーブレインは、企業向けのマニュアル作成・改善サービスを提供しており、多くの企業でWebマニュアルの導入も支援してきました。現状のヒアリングから構成の提案、コンテンツ作成、運用ルールの設計まで、トータルでサポートします。
「どうまとめればいいかわからない」「一度整理したけど活用されていない」。そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度ご相談ください。
まとめ
社内ルールや申請手続きの散在は、日々の小さなストレスと業務効率の低下を引き起こします。その課題を解決する手段として、Webマニュアルの整備は非常に有効です。
- 探す手間をなくし、時間を節約
- 誰でも正しく処理できる環境を構築
- 情報の更新・共有が簡単
- 社員のストレスを軽減し、生産性を向上
- 専門サービスを活用すれば、スムーズな導入が可能
「あの情報はどこ？」「あれってどうやるんだっけ」を無くすために、今こそWebマニュアルの導入を検討してみませんか？
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